6 Trucos para Mejorar la Productividad

Algunas personas son naturalmente más productivas que otras. Parece que tienen un enfoque natural que les ayuda a hacer las cosas en un tiempo récord. Para el resto de nosotros, a veces hace falta algo más de trabajo y planificación para mantenernos al tanto de nuestras tareas. El equilibrio entre el trabajo y la vida privada es uno de los aspectos más importantes para alcanzar un balance. Sin ese balance, es difícil ser productivo y tener éxito en los proyectos que quieres construir. Esta entrada de blog te mostrará trucos accionables que te ayudarán a mejorar la productividad, para que puedas conseguir un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada. Algunos de ellos son cambios sencillos mientras que otros requieren un poco más de trabajo. Sin embargo, todos tienen el potencial de cambiar tu vida.

Cómo medir la productividad

El mundo del trabajo puede ser complicado de navegar. Saber cuánto tiempo se invierte en proyectos y tareas para un empleador o cliente significa que éste está obteniendo el valor de su dinero del trabajador, y no sólo perdiendo horas haciendo cosas que no contribuyen a lograr los objetivos de ninguna manera significativa. Si somos profesionales, este conocimiento debería ser algo natural, ya que también afecta a nuestros propios niveles de productividad (y las cifras rara vez mienten).

A nivel de resultados, la productividad en el trabajo podría medirse con alguna de las siguientes dos formas: por la cantidad de trabajo realizado o por la cantidad de valor creada por los artículos que se han producido.

Para los que optan por trabajar de forma más pausada, será conveniente relacionar los resultados obtenidos con el tiempo. Es preferible un buen uso de los esfuerzos que las horas extras y las interminables jornadas de trabajo que sólo generan un estrés adicional.

Puede que hayas oído la frase “la diferencia que marca una persona puede ser más que sus palabras”, pero en este caso es cierto. La profesionalidad va más allá de lo que se hace y de lo bien que se trabaja: también significa la actitud que se tiene al hacer ese trabajo.

El entorno de trabajo, las relaciones entre compañeros o la satisfacción de los clientes son factores que influyen en la productividad general de un empleado en un proyecto determinado y que, a su vez, afectan tanto a los resultados cuantitativos como a las influencias indirectas, como las mencionadas anteriormente (entorno de trabajo), que repercuten directamente en la mejora del rendimiento y, de forma indirecta, en la mejora de la calidad de los productos/servicios ofrecidos a los clientes.

1. Haz una lista de tus tareas y priorízalas según importancia

Comienza primero con las tareas más importantes o que requieran menos tiempo. Esto te dará el impulso necesario para seguir adelante. Levántate del escritorio con regularidad y estira las piernas, sal a dar un paseo o haz algo de ejercicio ligero.

Es fácil perderse en horas de trabajo ininterrumpido sin ni siquiera darse cuenta de que has estado encorvado en el mismo sitio durante largas horas.

Recuerda también mantenerte hidratado con mucha agua. Sé realista sobre lo que puedes conseguir en un día. Hay días en los que la carga de trabajo es más pesada de lo habitual, así que es mejor no intentar meter todo en un solo día.

2. Implementa técnicas de productividad

Las técnicas de productividad se utilizan por diversas razones. Algunas personas las utilizan para aumentar su productividad en el trabajo, otras las utilizan para reducir el estrés y algunas personas las utilizan porque quieren estar más concentradas.

A continuación te presentamos un par de técnicas para mejorar la productividad.

A. Márcate objetivos

Establecer objetivos es una buena manera de asegurarse de que tienes algo por lo que trabajar. Además ayuda a medir tu progreso y también es un buen motivador porque te mantiene en el camino, con dirección.

B. Planifica tu día

Todos tenemos muchas cosas que hacer en un día, así que es importante planificar el tiempo de forma inteligente. Tómate un tiempo y calcula qué hay que hacer y en qué orden. Así, cuando surja algo durante el horario de trabajo, puedes tener mejores chances de maniobrar la situación apropiadamente y evitarás perder el tiempo en confusiones.

C. Mantente al tanto de tus tareas

Tanto si tienes tareas importantes como un montón de pequeñas, la mejor manera de mantenerte al día es anotándolas. Se ha descubierto que si escribes lo que tienes que hacer cada día, tu subconsciente se encarga de ello y te ayuda de forma natural a recordar las cosas.

D. Divide las tareas grandes en actividades más pequeñas

Una de las mejores maneras de lograr casi cualquier cosa es dividirla en tareas más pequeñas y abordarlas de una en una. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto que incluye 10 pasos distintos, céntrate sólo en el primer paso hasta que esté terminado. Una vez que hayas terminado el primero, avanzas sucesivamente con los pasos que restan.

E. Empieza por las tareas más fáciles y luego pasa a las más difíciles

Cuando trabajas en un proyecto, también es clave darle prioridad a las tareas más importantes. De este modo, si algo va mal, sabrás qué tarea presentará implicaciones en caso de no estar terminada a tiempo. Coge impulso, siempre que puedas, con las tareas más sencillas primero. Después, pasa a las más difíciles.

F. Toma descansos de unos 10/15 minutos cada hora o dos

Tan importante como sentarse y trabajar es hacer descansos. Tomarse unos minutos para estirarse, pasear o incluso hacer una pausa por un café o snacks puede hacer que tu productividad sea más eficiente y te ayude a ser más feliz a lo largo del día. Los estudios han demostrado que las personas que toman descansos frecuentes son más productivas que las que no lo hacen.

G. Evita elementos de distracción mientras trabajas

Cuando intentas concentrarte para trabajar en un proyecto o tarea determinada, es importante evitar cualquier distracción. Considera limitar las distracciones con redes sociales o pausar las notificaciones por un breve periodo de tiempo. Uno de los aspectos más importantes para ser productivo es tener un entorno de trabajo limpio y sin distracciones.

3. Usa herramientas de gestión del tiempo

Existen muchas herramientas diferentes para la gestión del tiempo. Puedes comprar un planificador o hacer uno tú mismo. Puedes crear tu propio sistema de gestión del tiempo estableciendo objetivos personales o profesionales y calendarizando las tareas para ayudarte a hacer las cosas y avanzar. También puedes comprar algunas de las aplicaciones que están disponibles en el mercado hoy en día, que crearán un organizador virtual para tu vida.

Algunas de las aplicaciones más populares de gestión del tiempo son estas:

• Harvest: Si eres un profesional ocupado que necesita hacer un seguimiento del tiempo que pones en el/los proyectos de cada cliente, entonces esta es una aplicación para ti. Controla el tiempo que te lleva cada tarea.
• Toggl: Al principio, cuando inicies el dispositivo de seguimiento del tiempo, es importante que la forma de utilizar esta herramienta te permita obtener un informe preciso y completo. Sin embargo, lo mejor de Toggl son sus funciones, que hacen que la generación de informes sea rápida y sencilla: basta con detener o terminar un trabajo para generar un reporte de todas las horas dedicadas a dicho proyecto (o tarea).
• Tick: Esta herramienta le ayuda a controlar el tiempo que le llevará completar sus tareas y proyectos. Puede establecer plazos para cada tarea, así como definir presupuestos para no sobrepasarlos y que no quede nada sin terminar.
• Todoist: Este software de gestión de proyectos es perfecto para cualquier persona que necesite organizar sus tareas y priorizarlas. Puedes configurar un límite de tiempo para cada tarea, o hacer un seguimiento de cuándo se inició con la funcionalidad de sellado de fecha/hora para que sepas qué se ha completado y cuándo, así como en qué punto del flujo de trabajo se encuentran en relación con otros. Se encuentran disponibles en la App Store y Play Store.

4. Establece objetivos claros, razonables y medibles

Establecer objetivos no es difícil, lo verdaderamente retador es establecer el objetivo correcto. Si tu objetivo no es claro, razonable y medible, las probabilidades de conseguir cumplir esa meta son mucho menores.

Eso nos lleva a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es tu objetivo final?
• ¿Qué quieres conseguir?
• ¿Cómo sabrá cuándo lo ha conseguido?

A. Identifica lo que quieres conseguir

Antes de empezar con la tarea, identifica lo que quieres conseguir. ¿Hay requisitos especiales? ¿Cuáles son las necesidades del proyecto o actividad que tienes que realizar? Asegúrate de plasmar todo esto en un documento en tu ordenador o papel y lápiz para poder consultarlo durante el proceso.

B. Escribe los pasos a seguir para lograr el objetivo

Para lograr tu objetivo, debes pasar a la acción. Lo primero que tienes que hacer es planificar lo que vas a hacer cada día. Determina el objetivo que quieres alcanzar y, a continuación, enumera todos los pasos que hay que dar para conseguirlo.

C. Crea un calendario para completar los pasos

Una buena forma de organizarse es mediante un calendario o planificador. Es importante que establezcas fechas límite para cada tarea y que las vayas tachando a medida que las vayas completando.

D. Evalúa tu progreso a intervalos regulares y haz los ajustes o cambios necesarios

Trabajar en un proyecto durante mucho tiempo sin un final a la vista puede ser desalentador. Asegúrate de evaluar tus progresos a intervalos regulares y haz los ajustes necesarios.

5. Invierte en educación efectiva y mejora tus habilidades

Ser un profesional no es una tarea fácil, y requiere algo más que inteligencia y trabajo duro para llegar lejos. Invertir en educación es una gran manera de mejorar los talentos y las habilidades y ser así un profesional más productivo.

Hay muchas carreras y cursos especializados en plataformas para estudiar en línea, que pueden llevar a alguien por el camino de convertirse en un profesional experto en su campo.

Invertir en formación es una apuesta segura para mejorar tu competitividad y la productividad. El desarrollo profesional continuo te mantiene al tanto de las tendencias, lo que puede motivar a la productividad ya conseguir proyectos con nuevas oportunidades de crecimiento.

6. Renta un espacio de trabajo colaborativo diferente

Si eres autónomo, deberías considerar la posibilidad de probar el coworking. Te dará la oportunidad de trabajar en un entorno de oficina sin necesidad de pagar tu propio espacio de oficina. Es probable que el alquiler de un coworking te ofrezca también otras ventajas, como el aumento de la productividad y la mejora de las oportunidades de establecer contactos.

Todas las oficinas tienen vistas. Si tienes la suerte de tener una oficina con ventana, asegúrate de elegir una que tenga vistas a algo bonito, como un parque o un lago. Las vistas a la naturaleza pueden proporcionarle sentimientos positivos y aumentar su bienestar, contribuyendo así también a mejorar los niveles de productividad.

Conclusión

La lista de consejos para mejorar la productividad puede ser interminable, pero algo que puede hacer que tu eficiencia en el trabajo sea mayor o menor, es el espacio de trabajo. Si no tienes una oficina en casa, eres un nómada digital o teletrabajador y estás buscando alquilar un espacio de trabajo que se adapte a tus necesidades, regístrate en La Colmena Cowork aquí.

Hay muchas formas de aumentar la productividad, pero la más eficaz es priorizar las tareas según su importancia y urgencia. También debes utilizar herramientas de gestión del tiempo, como calendarios o planificadores, que te ayuden a mantenerte al día con los plazos.

Establecer objetivos claros te permitirá evaluar lo productivo que has sido cuando llegue el momento de la autoevaluación al final de cada día. Y por último, invierte en ti mismo a través de la educación y el desarrollo de habilidades para que tu conjunto de habilidades pueda crecer exponencialmente con el tiempo. ¿Con qué idea piensas mejorar tu productividad?